Ablauf einer Zertifizierung*
Diese Kurzbeschreibung des Ablaufs einer Zertifizierung spiegelt unsere Erfahrungen wieder und kann von den Vorgaben einer Zertifizierungsstelle abweichen.
Nach der Darlegung der Anforderungen (z. B. DIN EN ISO 9001:2000) im Unternehmen sollten folgende Schritte unternommen werden:
1. Angebot bei einer zugelassenen Zertifizierungsgesellschaften einholen. Diese Zertifizierungsgesellschaften sind bei der Trägergemeinschaft für Akkreditierung „TGA“ aufgeführt (www.tga-gmbh.de). Achten Sie bitte darauf, dass Ihr Scope (Branchenzugehörigkeit) von der Zertifizierungsgesellschaft bedient werden kann.
2. Nach Abschluß eines Vertrages (wird in der Regel für drei Jahre geschlossen. Gibt auch Zertifizierungsstellen, die jährliche Vertragslaufzeiten anbieten) werden die Unterlagen, d. h. das Handbuch, Verfahrensanweisungen etc. bei der Zertifizierungsgesellschaft eingereicht (ca. 6-8 Wochen vorher). Die Zertifizierung kann von einem oder mehreren Auditoren durchgeführt werden (abhängig von der Unternehmensgrösse).
3. Die Unterlagen werden vom Auditor geprüft (Dokumentenprüfung).
4. Es wird ein Auditplan vom Auditor erstellt, der die Terminierung, das Vorgehen, die Ansprechpartner und die Inhalte (Anforderungen der Norm) des Audits festlegt.
5. Am Tag des Audits werden die Anforderungen (z. B. der DIN EN ISO 9001:2000) vom Auditor vor Ort geprüft, d. h. durch Interviews und Gepräche wird festgestellt, ob das Unternehmen die Anforderungen nachweislich erfüllt. Am Ende des Audits wird der Auditor die Feststellungen (Abweichungen von den Anforderungen) schriftlich zusammenfassen und dem Unternehmen mitteilen.
6. Der Auditor wird am Ende des Audits eine Empfehlung aussprechen, ob er die Zertifizierung empfiehlt oder nicht.
7. Bei Nichtempfehlung einer Zertifizierung muss das Unternehmen weitere Maßnahmen einleiten, um die Anforderungen zu erfüllen. Das könnte das Einreichen von weiteren Dokumenten sein oder ein Nachaudit (ist mit weiteren Kosten verbunden!) beinhalten.
8. Der Auditor erstellt einen Auditbericht, in dem die Feststellungen aus dem Audit zusammengefasst werden.
9. Bei Empfehlung einer Zertifizierung wird nach Prüfung der Zertifizierungsstelle ein Zertifikat (Gültigkeit 3 Jahre) erstellt. Glückwunsch!
10. Jährlich werden Überwachungsaudits von der Zertifizierungsstelle durchgeführt, um die Erfüllung der Anforderungen (DIN EN ISO 9001:2000), die Weiterentwicklung und Verbesserung des QM-Systems festzustellen.
* Zertifizierung: Verfahren, nach dem eine dritte Seite (z. B. Zertifizierungsstelle) schriftlich bestätigt (z. B. Zertifikat), dass ein Produkt, ein Prozess oder eine Dienstleistung mit festgelegten Anforderungen (z. B. DIN EN ISO 9001:2000) konform ist. (Quelle: DIN EN 45020)